CASE
Gapps
Helsingfors
Vi kunde ge en bra anledning att komma tillbaka till kontoret
”Även om Covid-19-tiden har fortsatt, gav flytten oss en verklig energiinjektion och vi kunde hoppa in i en ny era. Andan att hjälpa och flytta till nya landskap var en riktigt stor sak för oss och människor har varit mycket mer på plats sedan dess.”
Juha Hannulabacka
CFO
Gapps Oy
Gapps Oy, grundat 2010, är en digital arbetspartner till nordiska företag som grundades 2010.
Företaget har sina rötter i Google Cloud -expertis och återförsäljning. För Gapps är det centralt att möta kundens behov och som ett resultat av detta inkluderar erbjudandet nu Slack, den egenutvecklade produkten Happeo och andra tjänster och lösningar som stödjer digitalt arbete. Gapps har genomfört mer än tusen digitala transformationsprojekt och servar för närvarande mer än femhundra kunder. Organisationen med 40 gäppsare har vuxit kraftigt de senaste åren och detta förväntas fortsätta ännu starkare i framtiden.
I takt med att personalen växte och livssituationen förändrades var läget i centrum inte längre grejen
Covid-19 -pandemin innebar sina egna utmaningar; hur man gör och var man ska jobba. Redan innan pandemin fick de anställda välja var de skulle arbeta – vi har personer som arbetar utanför huvudstadsregionen, som Tammerfors, Åbo, Tavastehus och Lahtis. En del har däremot gillat att jobba på kontoret och på fredagar brukade vi även ha en cateringlunch som syftade till att locka folk att komma till kontoret för att träffa varandra. Men på grund av covid-19 saktade organiseringen av dessa gemensamma möten ner på grund av restriktioner, påminner Juha Hannulabacka.
Sedan etableringen 2010 har Gapps legat på axeln Rödbergen-Bulevarden, men i takt med att start-upen växte har också människor vuxit, bildat familjer och flyttat längre bort från stadskärnan, vilket har försvårat vardagen. Svåra transportförbindelser gjorde det också svårt att rekrytera nya medarbetare.
Ska vi österut eller västerut eller stanna i centrum?
Med dessa överväganden i åtanke började Gapps i början av 2021 överväga alternativa utrymmen för att ta itu med ovanstående utmaningar. Arbetet började med att kartlägga lokaliseringen av kontoreta med hjälp av följande kriterier; platsen bör ligga mellan Gräsholmen och Fiskehamnen, högst 1 km från tunnelbanan eller nära centralstationen. Större utrymmen som skulle möjliggöra tillväxt.
Med dessa kriterier kontaktade vi i maj 2021 ScanReals Toni Aulo, som jag redan hade goda erfarenheter av från tidigare uppdrag. Vi valde Toni som samarbetspartner inte bara på grund av hans kompetens utan framför allt för att han har goda relationer med ägarna till lokalerna i området. Det hade inte varit praktiskt möjligt för oss att ha direkt kontakt med ägarna av så många fastigheter för att få tillgång till så många alternativ, kommenterar Juha Hannulabacka.
Personalen fick rösta på sina favoriter
Efter att ha fått uppdraget kavlade Toni upp ärmarna och levererade oss snabbt 30 alternativ som uppfyllde kriterierna. Listan reducerades till 15 lokaler som vi besökte på plats, koordinerade av Toni. Av dessa valde vi ut fyra lokaler av vilka personalen fick rösta på sina favoriter. Utrymmena i Kalasataman Työpaja, som ägs av Keva, bredvid Redi och tunnelbanestationen, fick mer än hälften av rösterna i den första omröstningen, så beslutet om de nya kontorutrymmena var enkelt. Utöver faciliteterna påverkades valet av Työpaja av de tjänster som huset tillhandahåller, såsom en lobbyservice, två lunchrestauranger, ett gym och en badmintonbana. Intresset för Fiskehamnen som en utvecklingsregion påverkade också när människor valde sina favoriter.
Lokalerna var i gott grundskick, men de renoverades fortfarande för att möta våra behov. WakaWakaDesigns stod för designen av lokalerna, där den mossbeklädda Gapps-bokstaven byggd av InnoGreen får den uppmärksamhet den förtjänar. Lokalerna är åtskilda av en remsa av konferensrum, som är åtkomliga från båda sidor. Lokalen togs i bruk i november 2021, så det tog ungefär ett halvår från undersökning till flytt, avslutar Juha Hannulabacka.
CASE Gapps, Helsinki
UTMANING
Lokaler där det är lätt att komma från alla håll och ger en god anledning att komma till kontoret för att jobba och träffa kollegor.
LÖSNING
Ljusa lokaler på ett plan i Kalasataman Työpaja alldeles intill tunnelbanestationen.
LOKALENS STORLEK
Kontor 452 m²