Tärkeitä kysymyksiä toimitilan valintaan

Aikataulu?

Uusien vuokratilojen etsiminen tulee ajankohtaiseksi, kun nykyinen vuokrasopimus on umpeutumassa tai nykyiset tilat ovat käyneet liian ahtaiksi. Tilanne on paras, jos muuttoprojektissa ollaan liikkeellä ajoissa. Yritysten lähtökohdat vaikuttavat olennaisesti muuton aikaikkunaan. Kansainvälisillä suuryrityksillä päätöksenteko voi viedä useita kuukausia. Pienet yritykset tekevät ketteriä päätöksiä ja pystyvät muuttamaan joustavammin jopa muutaman kuukauden aikaikkunassa.

Uusiin tiloihin tehtäville muutostöille ja remonteille on myös varattava riittävästi aikaa. Pienemmät remontit, kuten seinien maalaus, onnistuvat viikoissa, mutta suurempiin, pitkien toimitusaikojen tilauksia sisältäviin muutostöihin saattaa kulua kuukausia.

Toimitilojen sijainti?

Ensimmäinen ja tärkein päätettävä asia on toimitilojen sijainti. Sijaintia on hyvä pohtia sekä työntekijöiden että oman asiakaskunnan tai yhteistyökumppaneiden näkökulmasta. On hyvä kartoittaa, missä ja miten asiakkaat liikkuvat sekä miten työntekijät tulevat töihin. Kannattaa myös miettiä, hyötyykö oma liiketoiminta siitä, että samalla alueella toimii alan muitakin yrityksiä vai menestyisikö yrityksesi paremmin kilpailijoista erillään? Entä ovatko yhteistyökumppanit riittävän lähellä?

Sijainti on myös rekrytointikysymys. Keskeisillä paikoilla, hyvien palvelujen äärellä sijaitsevat tilat vaikuttavat työtyytyväisyyteen, työhyvinvointiin ja jopa sairaspoissaoloihin. Tällä hetkellä yrityksiä kiinnostavat liikenteen solmukohdat, joihin pääsee helposti erilaisilla julkisilla kulkuneuvoilla. Tämän lisäksi on hyvä miettiä tarvittavien auto- ja pyöräpaikkojen määrä. Sijainnin valintaan vaikuttavat tietysti myös yrityksen taloudelliset lähtökohdat.

Muuttuva työympäristö?

Moni vuokraaja kysyy ensimmäiseksi toimitilan neliöhintaa. Oleellisempaa on miettiä, miten paljon yrityksellä on työntekijöitä ja miten he työskentelevät tulevina vuosina – halutaanko toimistoon esimerkiksi enemmän yhteisöllisiä avotiloja vai keskittymiseen sopivia hiljaisia tiloja. Uusien vuokratilojen neliömäärän tarvetta määrittää myös se, millaisia työnteon tapoja yrityksen työkulttuuri suosii, suositaanko etätyötä vai kiinteämpää tiimityöskentelyä. Kun nämä ovat selvillä, asiantunteva kumppani osaa tämän pohjalta ehdottaa sopivia tiloja, joissa neliömäärä hyödynnetään mahdollisimman kustannustehokkaasti.

Toimitilasuunnittelun lähtökohtana toimii usein monitilakonsepti, jonka avulla toimistoon voidaan luoda sopiva tila jokaiseen työnteon tilanteeseen. Jos yrityksen neuvotteluhuoneet ovat nykyisessä toimistossa useimmiten tyhjillään, kannattaa harkita kiinteistöä, jossa kokoustiloja voi vuokrata erikseen tarpeen mukaan.

Moderni ja uusi vai vanhempi, historian havinaa huokuva kiinteistö?

Muutos tarjoaa mahdollisuuden oman yrityskulttuurin kehittämiseen ja radikaalien irtiottojen tekemiseen. Kannattaa keskustella työntekijöiden kanssa siitä, mikä nykyisissä toimitiloissa on toimivaa ja mitä uusissa tiloissa halutaan säilyttää. Kannattaa myös käydä läpi, mikä nykyisissä työtiloissa on huonoa. Yrityksen brändi- tai työnantajaimagon kannalta on hyvä pohtia, halutaanko brändimielikuvaa vahvistaa moderneilla ja uusilla toimistotiloilla vai onko tähtäimessä vanhempi, historian havinaa ja tarinallisuutta huokuva kiinteistö.

Vanhoihinkin kiinteistöihin voidaan remontilla ja sisustuksella luoda erilaisia yrityksen identiteettiin sopivia tiloja ja tunnelmia. Uudisrakennukset ovat hyviä kohteita silloin, kun halutaan luoda täysin uusi, yrityksen omien tarpeiden mukaan suunniteltu toimitila. Ympäristötekojen toteuttaminen vanhassa arvokiinteistössä voi olla haasteellisempaa kuin uudiskohteessa, mutta oikeilla valinnoilla ja energiatehokkailla toimintatavoilla on mahdollista pienentää energiankulutusta myös vanhassa suojelukohteessa.

Pohjakuvat ja alustavat mallit voivat joskus antaa todellisuudesta poikkeavan mielikuvan, joten kannattaa käydä paikan päällä tutustumassa eri tyyppisiin ratkaisuihin. Paikan päällä voi fiilistellä, vastaavatko tilat ja kohteen tunnelma ennakko-odotuksia – tai herättävätkö osoite tai katu- ja toimistonäkymät sellaisia tuntemuksia, että yrityksesi ja henkilöstösi voisivat tuntea itsensä sinuiksi niiden kanssa.

Millaisia palveluita ja ominaisuuksia vuokratiloilta odotetaan?

Jo uusien toimitilojen kartoituksen varhaisessa vaiheessa on hyvä listata mahdolliset toiveet tukipalveluista sekä erikoisvaatimukset, joita uusilta tiloilta odotetaan. Onko tarvetta aulapalveluille, lounasravintolalle, turvatiloille, konesaleille, tavarahisseille tai muille erityisratkaisuille? Halutaanko työmatkaliikuntaa tukea erillisellä pyöräparkilla ja suihkutiloilla – tai haluaako yrityksesi brändäytyä vastuulliseksi valitsemalla ympäristösertifioidut, hiilineutraalit ja energiatehokkaat tilat?

Työkulttuurin muutoksen ja ilmastoheräämisen myötä henkilöstön liikkuvuus ja työskentelytavat ovat muuttuneet. Palveluiden, työpisteiden ja osastojen sijoittelua on hyvä miettiä, jotta työntekijöiden yhteistyö on vaivatonta ja tieto liikkuu nopeasti.

Tilojen painoarvo yrityksen liiketoimintastrategiassa?

Toimitila on yritykselle merkittävä resurssi ja pitkäaikainen valinta.

Jos yrityksen tavoitteena on kasvaa nopeasti, tulisi toimitilojen olla luonteva osa kasvustrategiaa. Yrityksen toimitilastrategian tavoitteet auttavat myös toimitilakumppania perehtymään yrityksen tarpeisiin, jolloin se osaa tarjota sopivia vaihtoehtoja. Työlään ja kalliin muuttoprosessin läpikäyminen on harvemmin järkevää.

Yritysten lähtökohdat vaikuttavat olennaisesti siihen, mitä ne odottavat tiloja vuokraavalta kumppaniltaan. Kannattaa miettiä, mitä kaikkia palveluita toimitilakumppanilta odottaa.

Tilojen vuokrataso?

Asuinrakennuksesta hankittu toimitila voi olla edullisin vaihtoehto, mutta palvelut ovat rajalliset ja päätöksenteko usein hidasta. Ammattiomistajan vuokralaisena apu on aina lähellä nopeasti ja helposti. Alueiden markkinahinnat vaihtelevat – keskusta-alueilla on kalliimpaa, joten kannattaa miettiä, mikä on sijainnin merkitys liiketoiminnalle.

Toimitilan pääasiallinen tarkoitus on olla tehokas ja viihtyisä työpaikka, joka antaa positiivisen kuvan yrityksestä myös asiakkaille. Hinta on toisarvoista silloin, kun liiketoiminta saa oikeat puitteet.

Toimistotilojen neliöhintoihin vaikuttavat merkittävimmin sijainti ja alueen keskimääräinen vuokrataso. Kasvukeskuksissa hyvien liikenneyhteyksien varrella sijaitsevat tilat ovat halutuimpia ja myös niiden vuokrahinnat ovat kalleimmat.

Neliöhintaan ei kannata takertua. Oleellisempaa on ajatella minkälaisiin kokonaiskustannuksiin on valmis sitoutumaan. Usein pienempi tila suuremmalla neliöhinnalla voi kuitenkin olla tehokkaampi ja kustannustehokkaampi kun isompi ja neliöhinnaltaan edullisempi tila.

Neuvottelujen edetessä kannattaa käydä läpi, mitä kaikkea vuokrasopimus kattaa. On hyvä muistaa, että toimitilan vuokrahintaan kuuluu aina laaja paketti erilaisia energia- ja kiinteistöhuoltopalveluja. Näiden palvelujen hinnoista rakentuvat toimitilan hoitokulut, joista suurin osa sisältyy asiakkaan maksamaan kokonaisvuokraan. Hoitokulut muodostavat yleensä noin 20–25 prosenttia vuokrahinnasta.